# E-Rechnung: Was Selbstständige jetzt können müssen

Quelle: https://www.hansetax-consulting.de/blog/e-rechnung-pflicht-selbststaendige/
Autor: Muhammedkani Taskin, Hansetax Consulting
Veröffentlicht: 4. August 2026
Rubrik: Digitalisierung

## Kurzantwort

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen und revisionssicher archivieren können. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen. Eine PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes – dafür braucht es ein Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Die Umstellung auf die elektronische Rechnung ist eine der wenigen Änderungen der letzten Jahre, die wirklich jeden Betrieb betrifft – vom Einzelunternehmer bis zum Handwerksbetrieb mit zwanzig Beschäftigten. Trotzdem herrscht bei vielen Unsicherheit darüber, was jetzt eigentlich Pflicht ist und was noch Zeit hat.

Die kurze Antwort: **Empfangen müssen Sie sofort. Senden erst später.**

## Was überhaupt eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Entscheidend ist das Wort **strukturiert**. Gemeint ist ein Datensatz, den eine Software lesen kann – nicht ein Bild einer Rechnung.

Damit sind **keine** E-Rechnungen:

- eine eingescannte Papierrechnung
- eine PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird
- ein Foto der Rechnung
- eine Rechnung im Word- oder Excel-Format

Und das sind sie:

- **XRechnung** – ein reiner XML-Datensatz, vor allem im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern
- **ZUGFeRD** ab Version 2.0.1 – ein Hybridformat, bei dem der strukturierte Datensatz in eine lesbare PDF eingebettet ist

ZUGFeRD ist für die meisten Betriebe der praktischere Weg, weil man die Rechnung weiterhin ganz normal ansehen kann.

## Was seit dem 1. Januar 2025 gilt

Seit diesem Datum muss jedes im Inland ansässige Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen **zu empfangen und aufzubewahren**. Eine Übergangsfrist gibt es dafür nicht.

Praktisch heißt das:

1. Sie brauchen einen Weg, auf dem Ihnen E-Rechnungen zugestellt werden können – in der Regel genügt eine E-Mail-Adresse.
2. Sie müssen die Datei lesen können. Für XRechnung braucht es einen Viewer oder eine Buchhaltungssoftware, die das Format versteht.
3. Sie müssen den strukturierten Datensatz im Original aufbewahren – nicht nur einen Ausdruck.

Punkt drei wird am häufigsten übersehen. Wer eine ZUGFeRD-Rechnung ausdruckt und die Datei löscht, hat die Aufbewahrungspflicht verletzt. Der eingebettete Datensatz ist Teil des aufbewahrungspflichtigen Originals.

## Wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen

Für den Versand gibt es Übergangsregelungen, die sich nach dem Vorjahresumsatz richten. Kleinere Betriebe haben länger Zeit als große. Wer heute noch Papier- oder PDF-Rechnungen verschickt, muss dafür allerdings die Zustimmung des Empfängers haben – und die kann jederzeit entfallen.

Unser Rat: Warten Sie nicht bis zum letzten Tag der Übergangsfrist. Die Umstellung betrifft nicht nur die Rechnungsstellung, sondern auch die Stammdaten Ihrer Kunden, die Rechnungsnummern und die Ablage. Wer das in Ruhe macht, hat weniger Ärger als jemand, der es unter Zeitdruck erledigt.

## Für wen die Pflicht nicht gilt

Ausgenommen sind unter anderem:

- Rechnungen an Privatpersonen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Fahrausweise
- bestimmte steuerfreie Umsätze

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen zwar keine E-Rechnungen ausstellen, aber sie müssen sie **empfangen** können. Diese Unterscheidung geht in der Praxis oft unter.

## Was das für Ihre Buchhaltung bedeutet

Die E-Rechnung ist nicht nur eine Pflicht, sie ist auch eine Chance. Ein strukturierter Datensatz lässt sich automatisch auslesen und vorkontieren. Das spart Tipparbeit und vermeidet Übertragungsfehler.

Damit das funktioniert, müssen drei Dinge zusammenpassen:

- ein **Eingangskanal**, der E-Rechnungen sicher entgegennimmt
- eine **Archivierung**, die die Datei unveränderbar aufbewahrt
- eine **Verfahrensdokumentation**, die beschreibt, wie beides abläuft

Gerade der dritte Punkt fehlt in den meisten Betrieben. Bei einer Betriebsprüfung ist er einer der ersten, nach denen gefragt wird.

## Die drei häufigsten Fehler

**Der Ausdruck als Archiv.** Aufbewahrungspflichtig ist die Datei, nicht das Papier. Wer den Datensatz löscht, kann bei einer Prüfung den Vorsteuerabzug verlieren.

**Die Sammel-E-Mail-Adresse ohne Zuständigkeit.** Wenn Rechnungen in einem Postfach landen, das niemand regelmäßig prüft, entstehen Mahnungen und verpasste Skontofristen.

**Die Annahme, PDF genüge.** Sie genügt für den Versand nur, solange die Übergangsfrist läuft und der Empfänger zustimmt. Als E-Rechnung gilt sie nicht.

## Was Sie jetzt tun sollten

Prüfen Sie drei Punkte:

1. Können Sie eine XRechnung öffnen und lesen?
2. Werden eingehende Rechnungsdateien so archiviert, dass sie in acht Jahren noch lesbar sind?
3. Ist beschrieben, wer bei Ihnen Rechnungen entgegennimmt, prüft und ablegt?

Wenn Sie bei einem dieser Punkte zögern, lohnt sich ein kurzer Blick von außen. Wir schauen uns Ihren Rechnungseingang an und sagen Ihnen, was fehlt – meist ist es weniger, als befürchtet.