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Hansetax Consulting

Hotel & Gastro

Buchhaltung für Gastronomie und Restaurants

Hohe Bargeldquote, unterschiedliche Steuersätze und eine Kasse, die jeder Prüfung standhalten muss.

Kostenloses Erstgespräch Zu den typischen Fällen

Kurz gefasst

In der Gastronomie entscheidet die Kassenführung über alles. Eine elektronische Kasse braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, muss dem Finanzamt gemeldet sein und lückenlos aufzeichnen. Dazu kommen die Trennung der Umsatzsteuersätze, die Behandlung von Trinkgeld und Personalverpflegung sowie die Frage, ob Ihre Aufzeichnungen einer Kassennachschau standhalten.

Typische Fälle

Was in dieser Branche immer wieder auf dem Tisch liegt

Jeder Fall ist gleich aufgebaut: die Ausgangslage, die Rechtslage mit Fundstelle und das, woran es in der Praxis scheitert.

  1. 1

    Kassenführung mit technischer Sicherheitseinrichtung

    Die Ausgangslage
    Sie nutzen ein elektronisches Kassensystem für Ihre täglichen Einnahmen.
    Was gilt
    Nach § 146a AO muss jedes elektronische Aufzeichnungssystem durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein. Jeder Geschäftsvorfall wird einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar aufgezeichnet. Für jeden Umsatz ist ein Beleg auszugeben. Elektronische Kassensysteme sind dem Finanzamt außerdem elektronisch zu melden.
    In der Praxis
    Wir prüfen, ob Ihre Kasse tatsächlich abgesichert und gemeldet ist, und richten die tägliche Sicherung der Kassendaten ein. Wichtig ist auch die Bedienerdisziplin: Stornos, Rabatte und Trainingsbuchungen müssen erkennbar bleiben. Genau darauf schaut eine Prüfung zuerst.
  2. 2

    Kassennachschau ohne Ankündigung

    Die Ausgangslage
    Ein Prüfer steht während des laufenden Betriebs im Lokal und weist sich aus.
    Was gilt
    Die Kassennachschau nach § 146b AO findet ohne vorherige Ankündigung statt. Der Prüfer darf einen Kassensturz verlangen, die Kassenaufzeichnungen einsehen und die Daten der Kasse exportieren lassen. Bei Beanstandungen kann unmittelbar zu einer Außenprüfung übergegangen werden.
    In der Praxis
    Kassensturzfähigkeit heißt: Der gezählte Bargeldbestand muss jederzeit mit dem rechnerischen Bestand übereinstimmen. Wir gehen mit Ihnen durch, welche Unterlagen im Betrieb greifbar sein müssen – Bedienungsanleitung, Programmierprotokolle, Verfahrensdokumentation und die Tagesabschlüsse.
  3. 3

    Zwei Steuersätze im selben Vorgang

    Die Ausgangslage
    Ein Gast bestellt Essen und Getränke, teils zum Verzehr vor Ort, teils zum Mitnehmen.
    Was gilt
    Speisen und Getränke unterliegen unterschiedlichen Steuersätzen, und für Restaurationsleistungen gilt seit dem 1. Januar 2026 der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent, während Getränke weiterhin mit 19 Prozent besteuert werden. Die Aufteilung muss in der Kasse sauber abgebildet sein.
    In der Praxis
    Der praktische Knackpunkt ist die Artikelstammpflege in der Kasse: Ist ein Artikel falsch hinterlegt, zieht sich der Fehler durch das ganze Jahr. Wir gleichen die Artikelgruppen mit den Erlöskonten ab und prüfen die Aufteilung monatlich.
  4. 4

    Trinkgeld richtig behandeln

    Die Ausgangslage
    Gäste geben Trinkgeld, mal bar auf den Tisch, mal per Karte mit dem Rechnungsbetrag.
    Was gilt
    Trinkgelder, die Gäste freiwillig zusätzlich an Arbeitnehmer geben, sind nach § 3 Nr. 51 EStG steuerfrei. Trinkgeld, das dem Unternehmer selbst zufließt, ist dagegen Betriebseinnahme. Bei Kartenzahlung läuft das Trinkgeld zunächst über Ihr Konto und muss nachvollziehbar an die Beschäftigten weitergegeben werden.
    In der Praxis
    Wir richten die Erfassung so ein, dass durchlaufende Trinkgelder nicht versehentlich als Umsatz gebucht werden, und dokumentieren die Weitergabe. Ohne diesen Nachweis wird das Trinkgeld im Zweifel Ihnen zugerechnet.
  5. 5

    Personalverpflegung und Eigenverbrauch

    Die Ausgangslage
    Ihre Mitarbeitenden essen im Betrieb mit, und auch Sie selbst entnehmen Speisen und Getränke.
    Was gilt
    Verpflegung von Beschäftigten ist ein Sachbezug und mit den amtlichen Sachbezugswerten anzusetzen. Entnahmen des Unternehmers sind unentgeltliche Wertabgaben; die Finanzverwaltung veröffentlicht dafür jährlich Pauschbeträge, die die Einzelaufzeichnung ersetzen.
    In der Praxis
    Beides wird in der Praxis regelmäßig vergessen und bei jeder Prüfung nachgeholt – dann für mehrere Jahre auf einmal. Wir setzen die Werte laufend an, damit daraus keine Nachzahlung wird.
  6. 6

    Bargeldintensiver Betrieb in der Prüfung

    Die Ausgangslage
    Eine Betriebsprüfung steht an und Ihr Umsatz besteht überwiegend aus Bargeld.
    Was gilt
    Bei formellen Mängeln der Kassenführung kann die Finanzverwaltung nach § 162 AO schätzen. Dabei kommen Verprobungsmethoden wie Zeitreihenvergleich, Chi-Quadrat-Test oder Ausbeutekalkulation zum Einsatz.
    In der Praxis
    Gegen eine Schätzung hilft nur eine lückenlose, plausible Aufzeichnung – rückwirkend lässt sich das nicht reparieren. Deshalb legen wir von Anfang an Wert auf tägliche Abschlüsse, vollständige Belege und eine Verfahrensdokumentation, die auch gelebt wird.

Häufige Fragen

Fragen aus dieser Branche

Brauche ich zwingend eine elektronische Kasse?

Eine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Kasse besteht nicht – eine offene Ladenkasse ist weiterhin zulässig. Wenn Sie aber eine elektronische Kasse einsetzen, muss sie die Anforderungen des § 146a AO erfüllen. Bei einer offenen Ladenkasse sind die Anforderungen an die tägliche Dokumentation dafür deutlich höher.

Was muss ich bei der Belegausgabepflicht beachten?

Bei jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg erstellt und dem Gast zur Verfügung gestellt werden. Er muss ihn nicht mitnehmen. Der Beleg kann auch elektronisch bereitgestellt werden, etwa als QR-Code – papierlos ist ausdrücklich erlaubt.

Wie lange muss ich Kassendaten aufbewahren?

Die Einzeldaten der Kasse müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar vorgehalten werden. Ein ausgedruckter Tagesabschluss genügt nicht. Deshalb sichern wir die Kassendaten regelmäßig in ein Archiv, das unabhängig vom Kassensystem lesbar bleibt – wichtig für den Fall, dass Sie später die Kasse wechseln.

Was passiert bei einem Kassensturz, wenn die Kasse nicht stimmt?

Kleinere Differenzen kommen vor und sind erklärbar, wenn sie dokumentiert werden. Problematisch wird es, wenn Differenzen gar nicht auffallen, weil kein täglicher Abgleich stattfindet. Dann fehlt die Kassensturzfähigkeit – und das ist ein formeller Mangel, der zur Schätzung führen kann.

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