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Hansetax Consulting

Heilberufe

Buchhaltung für Pflegedienste und Gesundheitsberufe

Ein Teil Ihrer Umsätze ist umsatzsteuerfrei, ein anderer nicht – und genau diese Mischung entscheidet über Ihren Vorsteuerabzug.

Kostenloses Erstgespräch Zu den typischen Fällen

Kurz gefasst

Pflegedienste, Praxen und Gesundheitsberufe erbringen häufig sowohl steuerfreie Heilbehandlungs- und Pflegeleistungen als auch steuerpflichtige Zusatzleistungen. Daraus ergeben sich drei Aufgaben: die saubere Trennung der Erlöse, die Aufteilung der Vorsteuer und die Abstimmung der Abrechnungen mit Kranken- und Pflegekassen.

Typische Fälle

Was in dieser Branche immer wieder auf dem Tisch liegt

Jeder Fall ist gleich aufgebaut: die Ausgangslage, die Rechtslage mit Fundstelle und das, woran es in der Praxis scheitert.

  1. 1

    Steuerfreie und steuerpflichtige Leistungen trennen

    Die Ausgangslage
    Neben der Grundversorgung bieten Sie Zusatzleistungen an, etwa hauswirtschaftliche Leistungen, Wellnessanwendungen oder individuelle Gesundheitsleistungen.
    Was gilt
    Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin sind nach § 4 Nr. 14 UStG steuerfrei, Pflege- und Betreuungsleistungen unter den Voraussetzungen des § 4 Nr. 16 UStG. Leistungen ohne therapeutisches Ziel – etwa reine Wellness- oder Schönheitsanwendungen – sind steuerpflichtig.
    In der Praxis
    Ohne getrennte Erlöskonten lässt sich später weder die Steuerbefreiung belegen noch die Vorsteuer richtig aufteilen. Wir richten die Kontenstruktur von Anfang an entlang dieser Trennung ein.
  2. 2

    Vorsteueraufteilung bei gemischten Umsätzen

    Die Ausgangslage
    Sie kaufen Material, Fahrzeuge und Ausstattung, die sowohl für steuerfreie als auch für steuerpflichtige Leistungen genutzt werden.
    Was gilt
    Vorsteuer, die steuerfreien Ausgangsumsätzen zuzurechnen ist, ist nach § 15 Abs. 2 UStG nicht abziehbar. Bei gemischter Verwendung ist eine Aufteilung nach einem sachgerechten Schlüssel vorzunehmen (§ 15 Abs. 4 UStG).
    In der Praxis
    Der Umsatzschlüssel ist nur nachrangig zulässig; vorrangig ist ein wirtschaftlich sachgerechter Maßstab. Wir dokumentieren den gewählten Schlüssel und halten ihn über die Jahre konsistent – ein Wechsel ohne Begründung fällt bei einer Prüfung sofort auf.
  3. 3

    Abrechnung mit Kassen und lange Zahlungsziele

    Die Ausgangslage
    Ein großer Teil Ihrer Leistungen wird mit Kranken- und Pflegekassen abgerechnet, teils mit Kürzungen und Rückfragen.
    Was gilt
    Für die Buchführung ist der abgerechnete Betrag maßgeblich; Kürzungen sind als Entgeltminderung nach § 17 UStG zu erfassen, sobald sie feststehen.
    In der Praxis
    Die offene-Posten-Verwaltung ist in dieser Branche der wichtigste Baustein. Sie zeigt, welche Abrechnungen noch offen sind und wo gekürzt wurde. Ohne sie merkt man Zahlungsausfälle erst, wenn die Liquidität knapp wird.
  4. 4

    Schichtdienst und steuerfreie Zuschläge

    Die Ausgangslage
    Ihre Mitarbeitenden arbeiten in Schichten, auch nachts, sonntags und an Feiertagen.
    Was gilt
    Zuschläge für tatsächlich geleistete Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit sind nach § 3b EStG innerhalb der gesetzlichen Prozentsätze steuer- und beitragsfrei. Voraussetzung ist der Einzelnachweis der geleisteten Stunden.
    In der Praxis
    Die Dienstpläne müssen mit der Abrechnung zusammenpassen. Wir übernehmen die Stunden aus Ihrer Dienstplanung, statt sie in der Lohnabrechnung erneut zu erfassen – das vermeidet die Abweichungen, die bei Prüfungen auffallen.
  5. 5

    Fahrzeuge und Wegezeiten im ambulanten Dienst

    Die Ausgangslage
    Ihre Pflegekräfte fahren mit Dienstfahrzeugen von Patient zu Patient.
    Was gilt
    Wird ein Dienstfahrzeug auch privat genutzt, ist der geldwerte Vorteil zu erfassen. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind gesondert zu bewerten; bei ständig wechselnden Einsatzorten kann eine erste Tätigkeitsstätte fehlen.
    In der Praxis
    Ist keine erste Tätigkeitsstätte vorhanden, entfällt der Zuschlag für Fahrten dorthin – das wird häufig zu Unrecht angesetzt. Wir prüfen die Zuordnung und dokumentieren sie im Lohnkonto.

Häufige Fragen

Fragen aus dieser Branche

Darf ich als Praxis überhaupt Vorsteuer ziehen?

Nur insoweit, wie Ihre Umsätze steuerpflichtig sind. Bei ausschließlich steuerfreien Heilbehandlungen entfällt der Vorsteuerabzug vollständig. Sobald steuerpflichtige Leistungen hinzukommen, ist eine Aufteilung erforderlich.

Sind Fortbildungen und Fachliteratur abziehbar?

Als Betriebsausgaben ja, sofern sie betrieblich veranlasst sind. Der Vorsteuerabzug richtet sich wieder danach, welchen Ausgangsumsätzen sie zuzuordnen sind.

Wie werden Zuzahlungen der Patienten behandelt?

Sie teilen das umsatzsteuerliche Schicksal der zugrunde liegenden Leistung. Ist die Behandlung steuerfrei, ist es auch die Zuzahlung. Entscheidend ist immer die Hauptleistung, nicht der Zahlungsweg.

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