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Hansetax Consulting

Logistik

Buchhaltung für Transport, Kurier und Logistik

Spesen, Zuschläge, Fahrzeugkosten und Subunternehmer – in der Logistik steckt der größte Teil der Arbeit im Lohn.

Kostenloses Erstgespräch Zu den typischen Fällen

Kurz gefasst

Transport- und Kurierunternehmen unterliegen besonderen Melde- und Dokumentationspflichten. Zentral sind vier Themen: die korrekte Abrechnung von Verpflegungsmehraufwendungen, steuerfreie Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit, die Sofortmeldepflicht bei Beschäftigungsbeginn und die Haftung für Subunternehmer.

Typische Fälle

Was in dieser Branche immer wieder auf dem Tisch liegt

Jeder Fall ist gleich aufgebaut: die Ausgangslage, die Rechtslage mit Fundstelle und das, woran es in der Praxis scheitert.

  1. 1

    Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungspauschale

    Die Ausgangslage
    Ihre Fahrerinnen und Fahrer sind mehrtägig unterwegs und übernachten im Fahrzeug.
    Was gilt
    Für Auswärtstätigkeiten im Inland sind Pauschbeträge nach § 9 Abs. 4a EStG anzusetzen – gestaffelt nach Abwesenheitsdauer, mit einem gesonderten Satz für An- und Abreisetage. Für Berufskraftfahrer, die im Fahrzeug übernachten, besteht zusätzlich eine gesetzliche Übernachtungspauschale. Bei Auslandsfahrten gelten länderspezifische Sätze.
    In der Praxis
    Die Pauschalen werden häufig zu niedrig oder pauschal für alle Tage gleich angesetzt. Grundlage ist die tatsächliche Abwesenheitsdauer – dafür braucht es eine saubere Erfassung der Touren, die ohnehin für die Lenkzeiten geführt wird.
  2. 2

    Steuerfreie Zuschläge für Nacht- und Sonntagsarbeit

    Die Ausgangslage
    Es wird nachts, sonntags und an Feiertagen gefahren.
    Was gilt
    Zuschläge für tatsächlich geleistete Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit sind nach § 3b EStG innerhalb bestimmter Prozentsätze steuerfrei, sofern sie neben dem Grundlohn gezahlt werden. Voraussetzung ist der Nachweis der konkret geleisteten Stunden.
    In der Praxis
    Ohne Einzelnachweis der Stunden fällt die Steuerfreiheit bei einer Lohnsteuerprüfung weg – dann wird der gesamte Zuschlag nachversteuert. Wir richten die Erfassung so ein, dass die Stunden je Zuschlagsart automatisch in die Abrechnung fließen.
  3. 3

    Sofortmeldepflicht bei Beschäftigungsbeginn

    Die Ausgangslage
    Sie stellen einen neuen Fahrer ein, der am selben Tag anfängt.
    Was gilt
    Im Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe besteht nach § 28a Abs. 4 SGB IV eine Sofortmeldepflicht: Die Meldung an die Datenstelle der Rentenversicherung muss spätestens bei Beschäftigungsaufnahme vorliegen, nicht erst mit der nächsten Abrechnung.
    In der Praxis
    Verstöße werden vom Zoll als Ordnungswidrigkeit geahndet. Wir richten den Ablauf so ein, dass die Sofortmeldung mit der Einstellung ausgelöst wird – und nicht erst auffällt, wenn eine Prüfung im Betrieb steht.
  4. 4

    Subunternehmer und Haftung

    Die Ausgangslage
    Auftragsspitzen werden über selbstständige Kurierfahrer oder Nachunternehmer abgedeckt.
    Was gilt
    Als Auftraggeber haften Sie nach § 13 MiLoG für die Zahlung des Mindestlohns durch Ihre Nachunternehmer. Fahrer, die ausschließlich für Sie fahren, in Ihren Fahrzeugen und nach Ihren Vorgaben, gelten sozialversicherungsrechtlich häufig als abhängig beschäftigt.
    In der Praxis
    Wir führen eine Nachunternehmerakte mit Gewerbeanmeldung, Nachweisen zum Mindestlohn und Unbedenklichkeitsbescheinigungen. Bei eigenen Fahrzeugen und eigener Kundschaft des Subunternehmers ist die Selbstständigkeit deutlich besser belegbar.
  5. 5

    Grenzüberschreitende Transporte

    Die Ausgangslage
    Sie fahren Güter aus Deutschland in ein anderes EU-Land oder in ein Drittland.
    Was gilt
    Bei Transportleistungen an Unternehmer gilt das Empfängerortprinzip nach § 3a Abs. 2 UStG. Beförderungsleistungen im Zusammenhang mit der Ausfuhr oder Einfuhr von Gegenständen können nach § 4 Nr. 3 UStG steuerfrei sein, wenn die Nachweise vorliegen.
    In der Praxis
    Die Steuerbefreiung steht und fällt mit den Belegen. Wir legen fest, welche Nachweise zu jeder Fahrt archiviert werden, damit die Befreiung nicht Jahre später bei einer Prüfung entfällt.

Häufige Fragen

Fragen aus dieser Branche

Sind Spesen steuerfrei?

Verpflegungsmehraufwendungen können bis zur Höhe der gesetzlichen Pauschbeträge steuerfrei erstattet werden. Wird mehr gezahlt, ist der übersteigende Teil grundsätzlich steuerpflichtig, kann aber unter bestimmten Voraussetzungen pauschal versteuert werden.

Wie hoch dürfen steuerfreie Nachtzuschläge sein?

Für Nachtarbeit gelten gestaffelte Prozentsätze auf den Grundlohn, für Sonntags- und Feiertagsarbeit jeweils eigene Sätze. Zusätzlich ist der Grundlohn, auf den die Prozentsätze angewendet werden, gesetzlich begrenzt. Wir rechnen das für jede Abrechnung konkret aus.

Was passiert bei einer Zollprüfung?

Geprüft werden vor allem Arbeitszeitaufzeichnungen, Mindestlohnzahlung, Sofortmeldungen und die Ausweispflicht. Wir stellen die Unterlagen zusammen und sorgen dafür, dass die Aufzeichnungen laufend vorliegen und nicht erst im Prüfungsfall erstellt werden müssen.

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