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Hansetax Consulting

Digitalwirtschaft

Buchhaltung für IT, Software und Agenturen

Kunden im Ausland, langlaufende Projekte und freie Mitarbeitende – drei Themen, die bei IT-Dienstleistern und Agenturen regelmäßig teuer werden.

Kostenloses Erstgespräch Zu den typischen Fällen

Kurz gefasst

Bei IT-Unternehmen und Agenturen entscheiden drei Einordnungen über die Steuerlast: der Leistungsort bei Auslandskunden, die Abgrenzung zwischen freiberuflicher und gewerblicher Tätigkeit sowie die Frage, ob freie Mitarbeitende sozialversicherungsrechtlich selbstständig sind. Dazu kommt die Künstlersozialabgabe, die viele Agenturen erst bei der Prüfung entdecken.

Typische Fälle

Was in dieser Branche immer wieder auf dem Tisch liegt

Jeder Fall ist gleich aufgebaut: die Ausgangslage, die Rechtslage mit Fundstelle und das, woran es in der Praxis scheitert.

  1. 1

    Kunden im Ausland und die Umkehr der Steuerschuld

    Die Ausgangslage
    Sie entwickeln Software oder betreuen Kampagnen für ein Unternehmen in Österreich, der Schweiz oder den USA.
    Was gilt
    Bei sonstigen Leistungen an Unternehmer liegt der Leistungsort am Sitz des Empfängers (§ 3a Abs. 2 UStG). Innerhalb der EU geht die Steuerschuld auf den Empfänger über; die Rechnung wird ohne Umsatzsteuer mit entsprechendem Hinweis gestellt und in der Zusammenfassenden Meldung erfasst. Bei Drittlandskunden ist der Umsatz in Deutschland nicht steuerbar.
    In der Praxis
    Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden muss geprüft und die Prüfung dokumentiert werden – eine qualifizierte Bestätigungsabfrage beim Bundeszentralamt für Steuern reicht dafür. Ohne Nachweis kann die Steuerfreiheit versagt werden.
  2. 2

    Freiberuflich oder gewerblich

    Die Ausgangslage
    Sie sind Softwareentwickler oder betreiben eine Agentur und fragen sich, ob Gewerbesteuer anfällt.
    Was gilt
    Eine ingenieurähnliche Tätigkeit kann nach § 18 EStG freiberuflich sein. Entscheidend sind Ausbildung oder vergleichbare Kenntnisse und die Art der Tätigkeit. Reine Vermarktung, Handel mit Lizenzen oder überwiegend organisatorische Leistungen sprechen für Gewerblichkeit.
    In der Praxis
    Die Einordnung wirkt sich auf Gewerbesteuer, IHK-Beitrag und Buchführungspflicht aus. Kritisch wird es bei Mischtätigkeiten und bei Personengesellschaften, wo die Abfärberegelung dazu führen kann, dass die gesamte Tätigkeit gewerblich wird. Wir bereiten die Tätigkeitsbeschreibung auf, die verbindliche Einordnung trifft Ihre Steuerberatung.
  3. 3

    Freie Mitarbeitende in langen Projekten

    Die Ausgangslage
    Ein Freelancer arbeitet seit anderthalb Jahren fast ausschließlich für Sie, sitzt im Team und nutzt Ihre Infrastruktur.
    Was gilt
    Für die Sozialversicherung kommt es auf die tatsächliche Ausgestaltung an: Weisungsgebundenheit, Eingliederung in die Arbeitsorganisation und fehlendes unternehmerisches Risiko sprechen für abhängige Beschäftigung. Bei Feststellung werden Beiträge rückwirkend nachgefordert, im Regelfall für vier Jahre.
    In der Praxis
    Das Risiko trägt der Auftraggeber, nicht der Freelancer. Wir empfehlen bei Zweifelsfällen ein Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV – vor Projektbeginn, nicht danach.
  4. 4

    Künstlersozialabgabe bei kreativen Aufträgen

    Die Ausgangslage
    Sie beauftragen Designerinnen, Texter, Fotografen oder Webdesigner als Selbstständige.
    Was gilt
    Unternehmen, die regelmäßig Aufträge an selbstständige Künstler oder Publizisten vergeben, sind nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz abgabepflichtig. Die Abgabe wird auf die gezahlten Entgelte erhoben und ist jährlich zu melden. Für Eigenwerbung gilt eine Bagatellgrenze von 450 Euro im Kalenderjahr.
    In der Praxis
    Diese Pflicht wird sehr häufig übersehen und bei einer Prüfung der Rentenversicherung rückwirkend festgesetzt. Wir kennzeichnen kreative Fremdleistungen bereits bei der Buchung, damit die Meldung am Jahresende nur noch eine Auswertung ist.
  5. 5

    Langlaufende Projekte und Meilensteine

    Die Ausgangslage
    Ein Projekt läuft über mehrere Monate und wird nach Meilensteinen abgerechnet.
    Was gilt
    Bei Anzahlungen entsteht die Umsatzsteuer bereits mit Vereinnahmung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Für die Gewinnermittlung ist bei Bilanzierenden zusätzlich die Bewertung teilfertiger Arbeiten zum Stichtag relevant.
    In der Praxis
    Wir buchen Anzahlungen getrennt und halten fest, welcher Leistungsstand erreicht ist. Das ist nicht nur steuerlich richtig, sondern zeigt Ihnen auch, welche Projekte tatsächlich profitabel sind.

Häufige Fragen

Fragen aus dieser Branche

Brauche ich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Sobald Sie Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten erbringen oder von dort beziehen, ja. Das gilt auch für Kleinunternehmer und schon dann, wenn Sie nur Software-Abos aus dem EU-Ausland nutzen.

Wie oft muss die Zusammenfassende Meldung abgegeben werden?

Bei sonstigen Leistungen in der Regel vierteljährlich, bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oberhalb bestimmter Beträge monatlich. Die Frist ist der 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums – sie ist damit früher als die Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Fällt die Künstlersozialabgabe auch bei einmaligen Aufträgen an?

Auf die Regelmäßigkeit kommt es an, nicht auf die Höhe. Wer nur gelegentlich und in geringem Umfang beauftragt, kann unter die Bagatellgrenze fallen. Sobald kreative Leistungen jedoch zum normalen Betriebsablauf gehören, besteht die Abgabepflicht.

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