Ordnung & GoBD
Belegorganisation & Digitalisierung
Belege digital erfasst, revisionssicher abgelegt und jederzeit auffindbar – statt Schuhkarton und Suchen.
Kurz gefasst
Wir richten Ihre digitale Belegorganisation ein: Erfassung per App oder Upload, GoBD-konforme Ablage, Anbindung von Bank, Kasse und Rechnungsprogramm sowie eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Ihre Belege durchs Haus laufen. Damit erfüllen Sie die Anforderungen der Finanzverwaltung und finden jeden Beleg in Sekunden.
Was die GoBD von Ihnen verlangt
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form stellen vier Anforderungen, an denen sich jede Buchhaltung messen lassen muss:
- Nachvollziehbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss Ihre Buchführung in angemessener Zeit prüfen können
- Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Daten dürfen nicht spurlos geändert werden
- Zeitgerechte Erfassung: Belege müssen zeitnah festgehalten werden, bare Geschäftsvorfälle sogar täglich
- Vollständigkeit und Aufbewahrung: Alles bleibt lesbar und maschinell auswertbar erhalten
E-Rechnung: Empfangen müssen Sie schon heute
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen und archivieren können, wenn es Leistungen von anderen inländischen Unternehmen bezieht. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen. Eine PDF per E-Mail ist dabei ausdrücklich keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Wir prüfen, ob Ihr Posteingang und Ihre Ablage dafür vorbereitet sind, und richten das ein, was fehlt.
Was wir für Sie einrichten
- Belegerfassung per Smartphone-App mit automatischer Texterkennung
- Geschützter Upload-Ordner für Rechnungen und Verträge
- Sichere Bankschnittstelle statt manuell hochgeladener Kontoauszüge
- Anbindung Ihres Kassensystems oder Rechnungsprogramms
- Revisionssichere Ablage mit nachvollziehbarer Versionierung
- Verfahrensdokumentation, die den gesamten Ablauf beschreibt
Die Verfahrensdokumentation – oft vergessen, oft teuer
Bei einer Betriebsprüfung ist die Verfahrensdokumentation regelmäßig eines der ersten Dinge, nach denen gefragt wird. Sie beschreibt, wie Belege in Ihr Unternehmen gelangen, wie sie erfasst, geprüft, gebucht und aufbewahrt werden. Fehlt sie, kann die Prüfung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anzweifeln – mit unangenehmen Folgen bis hin zur Schätzung. Wir erstellen sie gemeinsam mit Ihnen und halten sie aktuell.
Häufige Fragen
Zu Belegorganisation & Digitalisierung
Wie lange muss ich meine Unterlagen aufbewahren?
Für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren (§ 147 Abs. 3 AO). Für Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte bleibt es bei zehn Jahren, für Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs Jahren. Die Frist beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?
In den meisten Fällen ja – vorausgesetzt, das ersetzende Scannen ist in Ihrer Verfahrensdokumentation beschrieben und wird auch so gelebt. Ausnahmen bestehen für Unterlagen, die im Original aufzubewahren sind, etwa Zollbelege oder notarielle Urkunden.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist ein strukturierter Datensatz, der maschinell verarbeitet werden kann – etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Eine PDF ohne strukturierte Daten gilt als sonstige Rechnung.
Muss ich für die Digitalisierung neue Software kaufen?
Nicht zwingend. Häufig lässt sich mit dem arbeiten, was schon da ist. Wenn wirklich etwas fehlt, empfehlen wir eine Lösung, die zu Ihrem Belegaufkommen passt – und nicht die teuerste, die es gibt.