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Frist: 31.12.2026
Unterlagen zählt § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung auf, die elektronisch zu den Entgeltunterlagen gehören.
Wer Personal beschäftigt, muss bestimmte Unterlagen elektronisch führen. Bisher gab es dafür eine Ausnahme. Diese Ausnahme endet am 31. Dezember 2026.
Das ändert sich
seit 01.01.2022
Die Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV müssen elektronisch geführt werden.
bis 31.12.2026
Wer eine Befreiung vom Betriebsprüfdienst hat, darf noch auf Papier arbeiten.
noch 0 Tage
ab 01.01.2027
Die Befreiung fällt weg. Die Pflicht gilt für alle Arbeitgeber.
Bin ich betroffen?
Beschäftigen Sie Personal, auch Minijobber oder Aushilfen?
↓ ja
Haben Sie beim Betriebsprüfdienst eine Befreiung beantragt und bekommen?
Ja: Bis zum 31.12.2026 auf elektronisch umstellen.
Nein: Die Pflicht gilt für Sie schon seit 2022. Prüfen Sie, ob alles vollständig ist.
Kein Personal? Dann betrifft Sie das Thema nicht.
Welche Unterlagen gehören dazu?
§ 8 Abs. 2 BVV zählt 23 Positionen auf. Hier die wichtigsten, in vier Gruppen:
Arbeitsverhältnis
2- Niederschrift nach dem Nachweisgesetz
- Aufzeichnungen nach Mindestlohngesetz und Arbeitnehmer-Entsendegesetz
Versicherungsstatus
4- Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht und auf deren Aufhebung
- Antrag auf Statusprüfung samt Bescheid
- Bescheid über die Versicherungspflicht
- Nachweis über den Krankenversicherungsschutz
Minijob und Aushilfe
2- Verzicht auf die Versicherungsfreiheit
- Erklärung über weitere Beschäftigungen
Meldungen und Persönliches
6- Daten der erstatteten Meldungen
- Krankenkassenmeldungen mit Auswirkung auf die Beiträge
- Unterlagen zu Staatsangehörigkeit, Versicherungsfreiheit und Entsendung
- Arbeitserlaubnis oder Aufenthaltstitel
- Nachweise zu Elterneigenschaft und Kinderzahl
- Bescheinigungen zu Pflegeunterstützungsgeld und Pflegezeit
Gut zu wissen. In Newslettern kursieren längere Listen mit Arbeitsverträgen, Krankmeldungen oder Pfändungsunterlagen. So stehen sie nicht in § 8 Abs. 2 BVV. Aufbewahrungspflichten aus anderen Vorschriften gelten natürlich weiter.
So sieht es richtig aus
Die Verordnung schreibt kein Dateiformat vor, ein sauberer Scan reicht. Entscheidend ist, dass jede Unterlage bei der richtigen Person liegt.
So nicht
- Erklärung des Minijobbers liegt im E-Mail-Postfach
- Aufenthaltstitel steckt im Aktenschrank
- Dateien heißen scan_0012.pdf
So richtig
- Eine digitale Personalakte je Beschäftigtem
- Alle Unterlagen der Person liegen darin
- Dateiname mit Name, Art und Datum
Vier Hansetax-Tipps
-
01
Prüfen, ob Sie eine Befreiung haben
Schauen Sie in den Schriftverkehr mit dem Betriebsprüfdienst, meist die Deutsche Rentenversicherung. Mit Befreiung müssen Sie zum Jahreswechsel umstellen.
Aufwand: ein Blick in die Ablage.
-
02
Jeden Beschäftigten einmal durchgehen
Nehmen Sie die vier Gruppen oben und gleichen Sie je Person ab. Bei Minijobbern fehlt am häufigsten die Erklärung über weitere Beschäftigungen.
Aufwand: ein bis drei Stunden, einmalig.
-
03
Eine Akte je Person
Der Prüfer fragt nach einer Person, nicht nach einer Dokumentart. Liegt alles zusammen, ist der Termin schnell vorbei.
Praktisch: Dateiname mit Name, Art und Datum.
-
04
Lücken jetzt schließen
Fehlende Erklärungen lassen sich heute in Ruhe nachfordern. Im Prüfungstermin zählt nur, was vorliegt.
Wann es wehtut: wenn ohne Nachweis der Status einer Beschäftigung anders beurteilt wird.
Ihre Checkliste bis zum Jahreswechsel
Haken Sie ab, was erledigt ist. Ihr Stand bleibt in diesem Browser gespeichert.
Entgeltunterlagen 2027
0 von 7 erledigt
Alles erledigt. Sie sind für 2027 vorbereitet.
Unsere Einordnung
Die Änderung macht keine Schlagzeilen und kostet erst einmal nichts. Auffallen wird sie in der nächsten Betriebsprüfung. Der Aufwand, sie jetzt zu erledigen, ist dagegen einmalig und überschaubar.
Danach ist es Routine, und Routine ist unser Teil. Wir führen die Lohnabrechnung, kümmern uns um die Belegorganisation und sorgen dafür, dass Unterlagen dort landen, wo sie hingehören.
Quellen
- § 8 BVV, Entgeltunterlagen, mit der Aufzählung in Absatz 2
- Deutsche Rentenversicherung, Entgeltunterlagen und Befristung der Befreiung
- § 14 SGB IV, Arbeitsentgelt
Personalunterlagen vor dem Jahreswechsel prüfen
Wir gehen Ihre Beschäftigten einmal durch, gleichen die Unterlagen gegen § 8 Abs. 2 BVV ab und sagen Ihnen, was fehlt.
Prüfung anfragenHäufige Fragen
Was ändert sich zum 1. Januar 2027 bei den Entgeltunterlagen?
Die Möglichkeit, sich auf Antrag von der elektronischen Führung befreien zu lassen, endet. Die Befreiung ist bis zum 31. Dezember 2026 befristet. Ab 2027 müssen die in § 8 Abs. 2 BVV genannten Unterlagen ausnahmslos in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen genommen werden.
Welche Unterlagen sind konkret betroffen?
§ 8 Abs. 2 BVV nennt 23 Positionen. Dazu gehören unter anderem die Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz, Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz, Erklärungen geringfügig Beschäftigter, Anträge auf Befreiung von der Versicherungspflicht, Bescheide zur Statusfeststellung, Nachweise zum Krankenversicherungsschutz sowie Nachweise zur Elterneigenschaft und Kinderzahl.
Gilt das auch für Betriebe mit nur einem Minijobber?
Die Pflicht knüpft an die Beschäftigung an, nicht an die Betriebsgröße. Wer Entgeltunterlagen zu führen hat, führt sie ab 2027 elektronisch. Gerade bei geringfügig Beschäftigten nennt § 8 Abs. 2 BVV mehrere eigene Positionen, etwa die Erklärung über weitere Beschäftigungen.
Reicht es, Papier einzuscannen?
Die Verordnung verlangt, dass die Unterlagen in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen genommen werden. Sie schreibt kein bestimmtes Dateiformat vor. Entscheidend ist, dass die Unterlage Teil der Entgeltunterlagen ist und bei einer Prüfung zugeordnet vorliegt, nicht verstreut in Postfächern oder Ordnern.
Was passiert, wenn Unterlagen fehlen?
Bei einer Betriebsprüfung müssen die Unterlagen vorgelegt werden können. Fehlen sie, muss der Prüfer den Sachverhalt anders beurteilen, etwa den Status einer Beschäftigung. Das kann zu Nachforderungen führen. Die Unterlagen sind der Nachweis, nicht die Formsache.
- Entgeltunterlagen
- Betriebsprüfung
- § 8 BVV
- Lohnabrechnung
- Digitalisierung
Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Trotz sorgfältiger Recherche kann sich die Rechtslage geändert haben.