Worum es geht
Eine XRechnung enthält keine sichtbare Rechnungsseite, sondern ausschließlich strukturierte Daten. Sie wird von Software gelesen, nicht von Menschen – zur Ansicht braucht es einen Viewer.
Für Aufträge öffentlicher Auftraggeber ist sie in weiten Bereichen vorgeschrieben. Das alternative Format ZUGFeRD kombiniert beides: eine lesbare PDF mit eingebettetem Datensatz.
Wichtig für die Aufbewahrung: Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Datensatz im Original, nicht ein Ausdruck oder eine Bildschirmansicht.
Beispiel
Ein Malerbetrieb erhält einen Auftrag der Stadt Hamburg. Die Rechnung muss als XRechnung über den vorgesehenen Übermittlungsweg eingereicht werden; eine PDF per E-Mail wird zurückgewiesen.
Häufige Fehler
- Die Leitweg-Identifikationsnummer des Auftraggebers fehlt, wodurch die Rechnung nicht zugeordnet werden kann.
- Es wird nur die Sichtansicht archiviert statt der XML-Datei.
Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Trotz sorgfältiger Recherche kann sich die Rechtslage geändert haben.
Stand: 17. August 2026