Worum es geht
Die Fristen unterscheiden sich je nach Art der Unterlage:
- Zehn Jahre: Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
- Acht Jahre: Buchungsbelege wie Ein- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und Kassenbelege – verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz
- Sechs Jahre: empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen oder der Beleg entstanden ist. Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine laufende Betriebsprüfung oder ein offenes Verfahren von Bedeutung sind.
Beispiel
Eine Eingangsrechnung vom 15. März 2025 wird in der Buchführung 2025 erfasst. Die achtjährige Frist beginnt am 31. Dezember 2025 und endet am 31. Dezember 2033.
Häufige Fehler
- Digitale Belege werden nur im Buchhaltungsprogramm gespeichert. Wird das System gewechselt, sind die Daten nicht mehr auswertbar – die Aufbewahrungspflicht bleibt trotzdem bestehen.
- E-Mails mit steuerlicher Relevanz werden gelöscht, obwohl sie als Handelsbrief aufbewahrungspflichtig sind.
Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Trotz sorgfältiger Recherche kann sich die Rechtslage geändert haben.
Stand: 17. August 2026