E-Rechnung

Worum es geht

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen und archivieren können. Dafür gibt es keine Übergangsfrist – ein E-Mail-Postfach genügt zwar technisch, die Verarbeitung und revisionssichere Ablage muss aber gewährleistet sein.

Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsregelungen, die sich nach dem Vorjahresumsatz richten. Rechnungen an Verbraucher sind von der Pflicht nicht erfasst, ebenso Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise.

Gängige Formate sind XRechnung als reiner Datensatz und ZUGFeRD als Hybridformat, bei dem der Datensatz in einer PDF eingebettet ist.

Beispiel

Ein Handwerksbetrieb erhält von seinem Lieferanten eine ZUGFeRD-Rechnung. Die eingebetteten Daten werden automatisch ausgelesen und vorkontiert. Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz, nicht nur der Ausdruck.

Häufige Fehler

• Die E-Rechnung wird ausgedruckt und der Datensatz gelöscht. Aufbewahrungspflichtig ist das Original.
• Es wird angenommen, eine PDF per E-Mail erfülle die Anforderungen. Ohne strukturierten Datensatz ist sie eine sonstige Rechnung.