Worum es geht
Die GoBD verlangen, dass ein sachverständiger Dritter die Buchführung in angemessener Zeit nachvollziehen kann. Genau das leistet die Verfahrensdokumentation – sie ist die Bedienungsanleitung zu Ihrer Buchhaltung.
Sie besteht üblicherweise aus vier Teilen: einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation der eingesetzten Systeme, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation mit Zuständigkeiten und Zugriffsrechten.
Besondere Bedeutung hat sie beim ersetzenden Scannen: Papierbelege dürfen nur dann vernichtet werden, wenn der Scanprozess dokumentiert ist und auch so gelebt wird.
Beispiel
Ein Handwerksbetrieb beschreibt: Belege werden am Tag des Eingangs mit der App fotografiert, wöchentlich freigegeben, monatlich gebucht und im Archivsystem zehn Jahre aufbewahrt. Zuständig ist die Bürokraft, Vertretung ist der Inhaber.
Häufige Fehler
- Sie fehlt vollständig – das ist der Regelfall bei kleineren Betrieben.
- Sie existiert, beschreibt aber einen Ablauf, der im Betrieb längst anders läuft.
- Änderungen an Systemen werden nicht nachgeführt; es fehlt die Versionshistorie.
Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Trotz sorgfältiger Recherche kann sich die Rechtslage geändert haben.
Stand: 17. August 2026